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Application
La présente politique découle notamment de l’obligation de la Commission scolaire Sir-Wilfrid-Laurier (ci-après : la « CSSWL ») prévue à l’article 63.4 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après : la « Loi ») de publier sur son site Web une politique de confidentialité rédigée en termes simples et clairs lorsqu’elle recueille des renseignements personnels par un moyen technologique. La présente politique s’inscrit à l’intérieur des autres encadrements applicables à la CSSWL.
La présente politique s’applique aux sites Web de la CSSWL, y compris ceux de ses établissements scolaires, et à tout renseignement personnel recueilli par un moyen technologique par la CSSWL.
Dans le cas où le site Web renvoie à un site Web ou un moyen technologique d’un autre organisme, la politique de confidentialité de ce site ou autre moyen technologique s’applique. Il faut alors se référer à cette politique de confidentialité.
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Renseignements personnels recueillis automatiquement
Lorsque la visiteuse ou le visiteur ou l’utilisatrice ou l’utilisateur (ci-après le « visiteur ») accède aux sites de la CSSWL, un échange de renseignements s’effectue entre votre ordinateur et notre serveur, et ce, automatiquement et sans intervention du visiteur. Ces renseignements ne permettent pas d’identifier le visiteur et comprennent ce qui suit :
- le nom de domaine du fournisseur Internet;
- l’adresse IP (numéro automatiquement assigné à l’ordinateur du visiteur par le fournisseur d’accès Internet aux fins de navigation sur Internet);
- le type de navigateur (Edge, Google, Firefox, etc.);
- le système d’exploitation que le visiteur utilise (Windows, MAC OS, etc.);
- la date, l’heure et la durée d’accès au site par le visiteur;
- les pages consultées et la durée de ces consultations;
- l’adresse du site d’origine si le visiteur accède à notre site à partir d’un autre site;
- le type et le modèle d’appareil (p. ex. : iPhone 11);
- la résolution d’écran de l’appareil;
- la région ou la municipalité, déterminée d’après l’adresse IP;
Ce transfert de renseignements découle des exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet et est utilisé à des fins statistiques (p. ex. : compilation du nombre de visiteurs et identification des pages les plus consultées sur le site Web de l’organisation). En aucune circonstance nous ne les utiliserons pour dresser des listes de visiteurs.
Seuls les membres du personnel concernés des services administratifs et des établissements de la CSSWL auront accès à ces renseignements (p. ex. : personnel du Service des ressources informationnelles, personnel du Service des communications, direction de l’établissement concerné).
Les sites Web de la CSSWL ne placent aucun fichier témoin (cookie) permanent sur les disques durs des visiteurs, mais ils y placent un fichier témoin temporaire qui est requis pour améliorer la performance de certaines fonctionnalités du site.
À l’aide des options de votre navigateur, vous pouvez à tout moment désactiver l’acceptation des fichiers témoins. Toutefois, cela pourrait nuire à l’utilisation de certaines fonctionnalités avancées du site Web. Pour en savoir plus sur la gestion générale des fichiers témoins, consulter les pages suivantes :
Il est également possible de gérer l’utilisation des fichiers témoins en ajustant les paramètres du téléphone intelligent :
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Renseignements personnels transmis volontairement par le visiteur
Dans le cas où le visiteur communique volontairement des renseignements personnels ou autrement confidentiels à l’aide d’un formulaire transmissible en ligne (notamment les formulaires Demande de documents et Choix relatif à l’imposition de la taxe scolaire), seuls les renseignements requis pour donner suite à la demande du visiteur ou pour répondre au message de celui-ci seront recueillis et utilisés. Pour ce qui est des formulaires Nous joindre, tous les renseignements soumis par le visiteur seront recueillis. Il est donc recommandé de limiter les renseignements à ce qui est strictement nécessaire pour que la CSSWL puisse répondre.
Seuls les membres du personnel de la CSSWL concernés par cette collecte de renseignements personnels y auront accès (p. ex. : Service des ressources informationnelles, Service des ressources humaines, etc.).
Les visiteurs peuvent communiquer avec la CSSWL en utilisant différents outils sécuritaires, dont les services téléphoniques et en ligne.
La transmission de renseignements par courriel n’est pas totalement sécurisée. C’est pourquoi la CSSWL déconseille de divulguer par courriel des renseignements personnels sensibles, comme un numéro d’assurance sociale. La CSSWL conseille aux membres de son personnel de faire preuve de la même prudence lorsqu’il s’agit de transmettre des renseignements personnels sensibles.
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Renseignements personnels recueillis au moyen d’applications mobiles
SchoolMessenger
La CSSWL utilise l’application SchoolMessenger pour informer les élèves et les parents des situations d’urgence (fermetures d’école, tempêtes, etc.) et pour leur transmettre d’autres renseignements importants.
Les seuls renseignements qui sont recueillis sont ceux nécessaires pour transmettre les différentes alertes.
Ces renseignements ne sont utilisés à aucune autre fin que transmettre les alertes en fonction des préférences du visiteur.
Les seules personnes qui ont accès à ces renseignements sont les membres du personnel concernés des services qui gèrent l’application (p. ex. : Service des ressources informationnelles, Service des communications, Service des ressources humaines).
ATLAS Workland
La CSSWL utilise l’application ATLAS pour publier ses offres d’emploi et gérer les candidatures pour ses postes à pourvoir. Sans avoir donné son consentement, une personne ne pourra pas soumettre sa candidature pour un poste à pourvoir.
Les seuls renseignements qui sont recueillis par la CSSWL sont ceux nécessaires à la gestion des candidatures pour les postes vacants.
Ces renseignements ne sont utilisés à aucune autre fin que la gestion des candidatures pour les postes vacants et la communication avec les candidates et les candidats.
Les seules personnes qui ont accès à ces renseignements sont les membres du personnel concernés du fournisseur et des services qui gèrent l’application et les candidatures (p. ex. : Service des ressources humaines).
L’utilisation de cette application est régie par la politique de confidentialité du fournisseur : https://www.workland.com/fr/privacy-policy/.
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Mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels
La CSSWL s’engage à assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, et ce, conformément à ses obligations.
Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des activités de la CSSWL et conformément aux dispositions législatives applicables.
À cette fin, la CSSWL met en place des mesures de sécurité permettant d’assurer adéquatement la confidentialité des renseignements personnels qu’elle recueille, comme des logiciels ou des procédures strictes pour accéder à ces renseignements, ainsi que des mesures de contrôle et de vérification, notamment :
- Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
- Gestion des accès – personne autorisée
- Gestion des accès – personne concernée
- Logiciel de surveillance du réseau
- Test d’intrusion
- Sauvegarde informatique
- Pare-feu (firewalls)
La CSSWL veille à ce que les renseignements personnels soient détruits de façon sécuritaire afin d’en garantir la confidentialité. En cas d’incident de confidentialité, la CSSWL agira rapidement afin de limiter les conséquences d’un tel incident, conformément à ses politiques, directives et procédures.
L’ensemble du personnel de la CSSWL est tenu de respecter la confidentialité des renseignements personnels qui sont recueillis.
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Demandes relatives à la présente politique
Droits d’accès et de rectification
Tous les visiteurs peuvent demander à accéder aux renseignements personnels qui les concernent et qui sont détenus par la CSSWL, et ce, en conformité avec les dispositions de la Loi. Les visiteurs peuvent également demander la rectification d’un renseignement personnel qui les concerne lorsque ce renseignement est inexact, incomplet ou fallacieux, ou lorsque la collecte, la communication ou la conservation de ces renseignements personnels n’est pas autorisée par la Loi.
Cette demande doit être adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels par écrit.
Processus de plainte
La personne responsable de la protection des renseignements personnels veille également au respect de la présente politique. La personne concernée par les renseignements personnels peut formuler une plainte en suivant le processus décrit dans la Directive relative aux règles encadrant la gouvernance de la Commission scolaire Sir-Wilfrid-Laurier à l’égard des renseignements personnels.
Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels
Tout commentaire ou plainte concernant le non-respect de la présente politique doivent être soumis par écrit à l’adresse suivante : personal_information@swlauriersb.qc.ca.
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Modification de la politique
La CSSWL peut modifier la présente politique en tout temps et à sa seule discrétion en publiant un avis de modification sur son site Web. Les modifications entrent généralement en vigueur 15 jours après la date de publication de l’avis. L’avis doit indiquer la date de publication, l’objectif général des modifications apportées à la politique et la date d’entrée en vigueur des modifications.
Tout visiteur est réputé avoir lu, accepté et reconnu la validité de la présente politique. Les visiteurs qui continuent d’utiliser les sites ou à participer aux activités de la CSSWL après l’entrée en vigueur des modifications sont réputés avoir accepté lesdites modifications.
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Entrée en vigueur ou mise à jour
La présente directive entre en vigueur le 3 juillet 2025, après consultation du Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de la CSSWL.
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